Decisiones basadas en información de calidad

Cada decisión, por más pequeña que sea, puede tener un gran impacto en nuestro negocio. Detrás de cada una siempre aparece la gran duda, si estaremos tomando el curso de acción correcto. Qué hubiera pasado si en lugar de elegir la primera alternativa hubiese optado la segunda? Qué hará la competencia?.

No es posible mitigar todo el riesgo asociado con la elección de un plan de acción, pero si es posible reducir su incertidumbre. Qué queremos decir con esto? Supongamos por un momento que tenemos a nuestro cargo la elaboración del plan de producción de nuestra empresa. Lo primero que hacemos es mirar el reporte de contabilidad, el cual indica que nuestro ingresos se han duplicado. Entonces, nuestro pensamiento logico seria duplicar la producción a fin de acompañar las ventas. Excelente, vayamos con ese plan. Con el transcurso de los meses, percibimos que no hay más espacio en el depósito debido a que nuestros stocks se han incrementado. En ese momento nos damos cuenta que nuestra decisión fue errónea. Pero por qué? La respuesta es sencilla, el plan no se elaboró con información completa. Si hubiésemos observado los datos de ventas, habríamos notado que los ingresos aumentaron debido a los productos A, B y C, mientras que el producto D no había tenido una buena aceptación en el mercado.

Imaginemos ahora que tenemos una segunda oportunidad y podemos ajustar el plan de producción al incremento esperado en las ventas de esos 3 productos. Sin embargo, esta vez optamos por recolectar más información y le solicitamos al departamento comercial que nos envíe el detalle de su presupuesto para el próximo semestre. El jefe del sector nos responde con una planilla de cálculo, la cual contiene múltiples hojas e indicadores propios del área. Por lo tanto, esta información no es útil porque no se encuentra orientada al usuario. Lo que nos deberían haber compartido son datos con un estilo, formato, detalle y complejidad, que sean compatible con las necesidades de producción, las cuales son diferentes a las del área comercial.

Mientras seguimos avanzando con nuestra tarea de elaboración del presupuesto, tenemos una reunión con con el personal de recursos humanos. Ellos nos comentan que el equipo de mantenimiento tiene programada una parada de planta para el próximo mes. En ese momento pensamos que esto debe ser considerado en nuestro plan. Sin embargo, debemos ajustarlo ahora? La información que nos dieron es bastante completa, pero es confiable?. Claro que no. No se debería modificar el plan si esta información no es proporcionada por el área de mantenimiento o por la gerencia general a través de un canal formal.

Finalmente, decidimos hablar con el encargado del área de mantenimiento, quien nos comenta que los detalles sobre la parada de planta del próximo mes no están listos. Aquí nos encontramos con otro problema, la información requerida no se encuentra disponible en el momento en el cual la necesitamos. Por otra parte, en la conversación nos brinda amplios detalles sobre el evento de fin de año. En otras palabras, nos proporciona datos que, en este caso, no son relevantes.

Este simple ejemplo permite comprender que los datos por si solos, no sirven para el proceso de toma decisiones. Los mismos deben ser completos, precisos, confiables y encontrarse disponibles en el momento requerido con un formato adecuado a su audiencia. No todos las áreas de la empresa necesitan el mismo nivel de detalle ni los mismos indicadores. Además, el exceso de información es igual de perjudicial que su deficiencia. Aquí es donde las herramientas de Business Intelligence (BI) juegan un rol estratégico permitiendo a la gerencia disponer de información de calidad para la toma de decisiones disminuyendo el componente empírico y la incertidumbre de las mismas.

También nos deja abierta la pregunta: Son realmente costosas las herramientas de BI? Que es mas caro un almacén repleto de productos con baja (o nula) rotación o un tablero de gestión?. En un próximo artículo abordaré los beneficios de utilizar dashboards y herramientas de Business Intelligence como aliados en la toma de decisiones.